Cas client : Optimiser les processus Finance & RH pour gagner en efficacité opérationnelle
Contexte : sécuriser une transition RH & Finance avec Share.d
Un cabinet de conseil d’une trentaine de collaborateurs a sollicité Share.d pour l’accompagner durant une phase de transition stratégique, marquée par le départ de son Responsable Administratif et Financier (RAF).
La Chief of Staff (COS), épaulée uniquement par une alternante, devait alors gérer seule l’ensemble des fonctions Finance et RH. Dans l’attente du recrutement d’un nouveau Directeur Administratif et Financier (DAF), l’enjeu était double :
- Assurer la continuité des opérations
- Renforcer les outils et process internes pour gagner en efficacité
C’est dans ce contexte qu’une mission de Finance à temps partagé a été lancée, avec pour objectif de stabiliser l’activité et identifier rapidement les leviers d’automatisation et d’optimisation administrative.
Objectifs & missions : allier opérationnel et structuration
▶ Assurer la continuité du quotidien opérationnel
Finance :
- Accompagnement à la clôture comptable
- Gestion du cycle achats
- Suivi des paiements fournisseurs
Ressources Humaines :
- Gestion des entrées et sorties collaborateurs
- Préparation et contrôle des paies mensuelles
- Administration du personnel, en binôme avec l’alternante
▶ Structurer et fiabiliser les outils & process
- Optimisation de l’ERP : paramétrage des fournisseurs et notes de frais pour permettre un paiement groupé automatique (fin du traitement manuel unitaire)
- Standardisation des processus RH : création de modèles dans Notion pour l’onboarding, l’offboarding et la gestion des éléments de paie
- Automatisation du reporting : mise en place de Power Query pour générer automatiquement les tableaux de bord à partir des exports ERP
Résultats obtenus : plus de fluidité, moins de charge mentale
✅ Gain de temps grâce à l’automatisation des tâches clés
- Paiements fournisseurs & salaires via export XML : 5 minutes au lieu de 20 à 60 minutes par traitement
- Dashboards automatisés : consolidation plus rapide et données fiabilisées
✅ Plus de visibilité et de fiabilité dans les process RH & Finance
- Centralisation des infos dans Notion = moins de perte de données
- Process documentés pour un passage de relais fluide au futur DAF
✅ Une transition réussie grâce à la Finance à temps partagé
- La Chief of Staff a pu se recentrer sur ses enjeux stratégiques
- Une organisation plus robuste, pérenne et automatisée pour l’avenir
