Obsolescence des solutions, évolution de vos processus RH, expansion géographique, croissance de vos équipes, croissance externe, restructuration, pivot et changement de business model, … Vos outils de gestion des Ressources Humaines ne sont plus adaptés aux besoins de votre entreprise. C’est donc l’heure d’un renouveau. Appuyez-vous sur ce projet de transformation pour prendre du recul sur vos processus. La nouvelle solution devra répondre à vos besoins actuels, mais aussi à vos besoins futurs.
Choisir le bon SIRH : votre point de départ et vos envies
Pour réussir votre projet de choix puis de mise en place d’un SIRH, retenez une chose : l’outil ne fait que soutenir les processus.
Le premier sujet qui mérite toute votre attention concerne vos processus RH : sont-ils clairement définis ? Quels sont les usages les plus adoptés ? Les plus bloquants ? Comment est organisé le travail au sein de l’équipe RH ? Les responsabilités entre les RH et le management sont-elles clairement définies ? Qu’est-ce qui mériterait d’être amélioré ?
Repensez — au calme — à tout ce qui compose vos habitudes pour peut-être mettre un peu d’ordre ou changer ce qui doit l’être.
Après cette étape cruciale et hors scope, revenons au choix du SIRH. Pour obtenir le SIRH le plus satisfaisant à vos yeux, vous devez non pas chercher la solution la plus populaire, mais la mieux adaptée à vos besoins spécifiques.
Listez vos besoins
Parce qu’une bonne solution répond à un problème correctement énoncé, plongez dans vos habitudes et étudiez-les comme un botaniste : soyez attentif(ve) à la manière dont vous travaillez, ce que vous utilisez tous les jours et ce que vous utilisez moins fréquemment. Analysez le parcours que vous empruntez et là où vous serez dans quelques années.
De cette étude ressortiront naturellement quelques besoins fondamentaux.
Prenez maintenant un peu de recul et regardez si vous devez ajouter à votre liste de souhaits quelques points, comme :
- Une excellente prise en compte des obligations légales et conventionnelles (comme les déclarations sociales différentes selon les pays par exemple)
- Une solution évolutive, qui s’adapte au rythme des entreprises en croissance voire en hyper-croissance ;
- Une attention toute particulière portée à la mobilité, lorsque le SIRH doit être accessible depuis un smartphone ;
- L’optimisation de l’organisation des campagnes d’entretiens professionnels ;
- La capacité à gérer le recrutement et la formation.
Compilez tous ces paramètres, challengez-les auprès de vos collaborateurs / votre management, invitez les équipes à parler librement de leurs besoins et vous aurez ainsi une vue d’ensemble, réaliste et actuelle de ce que vous devez chercher.
Réalisez un audit rapide
D’un côté les besoins, de l’autre, la réponse actuelle. Vous utilisez probablement un outil qui ne vous satisfait que partiellement. Reprenez votre liste des besoins, puis annotez ce qui vous satisfait dans votre solution actuelle, et ce qui ne vous convient pas. Ici aussi, l’exercice se vit en groupe : profitez de l’expérience de chacun pour couvrir l’analyse de toutes les fonctionnalités de votre solution.
Après cet exercice, vous pourrez répartir les fonctionnalités en 3 familles :
- Celles qui doivent rester ou arriver avec une nouvelle solution (les fameux must have) ;
- Celles qui peuvent arriver ou rester (les tout aussi fameux nice to have) ;
- Celles qui n’influencent pas votre travail, qui peuvent être supprimées ou ne pas arriver avec une nouvelle solution.
Au vu de la diversité des sujets, vous avez tout intérêt à cartographier vos missions. Dans cette carte, associez les collaborateurs rattachés à chaque tâche et le temps passé (quotidien et/ou hebdomadaire).
Enfin, n’oubliez pas d’impliquer les Responsables informatiques et financiers. Puisqu’ils sont directement impactés par la sécurité et les coûts, leur avis pèse dans la balance.
Vous aurez réussi à traduire vos attentes en fonctionnalités, au moins dans un langage suffisamment clair pour initier des échanges avec des fournisseurs et/ou des intégrateurs de solutions SIRH.
Quel type de changement opérer ?
En listant tous ces besoins et fonctionnalités, une question se posera naturellement à vous : est-ce que vous avez besoin de tout changer ou simplement d’augmenter votre solution actuelle ?
Si votre entreprise est déjà équipée d’une solution SIRH et que vous optez pour une amélioration de cette solution, regardez ce que l’éditeur vous propose :
- Votre solution RH peut-elle se connecter à d’autres applications pour s’enrichir ?
- Est-elle capable de proposer plus d’espace de stockage ?
- Vient-elle avec une offre complémentaire ?
- L’intégrateur propose-t-il une forme d’amélioration ou d’extension ?
Une simple amélioration peut être la clef de la réussite de ce projet.
Si vous constatez que votre logiciel actuel est loin de vos besoins, il est probablement temps de penser à le changer.
En accord avec vos équipes DAF ou SI, il faudra alors regarder ce que vous voulez :
- Une solution tout-en-un, pratique, mais générique ;
- Une solution sur-mesure, à votre image, mais un peu à la sueur de votre front et de votre compte en banque.
Heureusement, de nombreuses combinaisons existent pour trouver son juste milieu. Profitez également de ce moment pour échanger avec vos pairs et connaître leurs choix, leur utilisation. Vous aurez ainsi les idées un peu plus claires et un véritable retour d’expérience.
De l’importance de se faire aider
Si vous ne voulez pas réitérer l’exercice dans 3 ans, prenez le temps de bien faire les choses. Vous manquez de temps ou de ressources pour le faire ? Ne le faites pas à la légère, faites-vous aider. Les experts RH et SIRH rodés à ce type d’exercice savent traduire les besoins en fonctionnalités et extraire les informations les plus importantes parmi vos usages.
L’approche Share.d
Share.d propose des solutions de RH à temps partagé afin de vous apporter l’aide dont vous avez besoin (ni plus, ni moins) pour mener à bien ce type de projet.
Les consultants RH de Share.d interviennent à temps partagé, soit sur la totalité du périmètre du projet, soit sur une portion. Reposez-vous sur leurs expertises, ils sont capables, notamment, de
- Mettre à plat et refondre les processus RH
- Guider l’audit interne
- Optimiser la solution en place si tel est le choix retenu
- Rédiger le cahier des charges (ou la note de cadrage) et piloter la consultation si nouveau SIRH
- Vous accompagner dans la prise en main de la nouvelle solution.
Forts de leurs connaissances des outils SIRH, les DRH / RRH / chargés RH à temps partagé de Share.d anticipent, lorsqu’ils structurent les processus RH, leur implémentation future dans l’outil retenu. De quoi bénéficier de processus RH aussi performants que sa solution tech. C’est en tout cas ce que retient Guillaume Belmas, CEO de Realytics, pour qui Agathe a mis en place et implémenté le SIRH du groupe pour l'entité française, entre autres missions de RRH à temps partagé :
« Agathe a su identifier et résoudre nos problématiques RH tout en structurant le service RH. Elle a mis en place l’ensemble des process, déployé notre politique RH et assuré la gestion RH au quotidien. »
Guillaume Belmas, CEO chez Realytics
Seul(e) ou accompagné(e) par Share.d, vous avez déjà parcouru une bonne partie de votre chemin vers un nouveau SIRH. Les prochaines étapes concernent l’analyse du marché et la gestion du projet de migration.
Vous avez l’ambition de changer de modèle, faites-vous accompagner pour disposer de moyens à sa hauteur.
