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Marque employeur : 5 clés pour fluidifier ses processus de onboarding et offboarding


Pour optimiser le retour sur investissement de leurs recrutements et valoriser leur marque employeur, les entreprises ont tout à gagner à soigner l’accueil de leurs nouveaux collaborateurs.

L’onboarding rassemble tout ce qui compose l’essentiel d’une bonne arrivée : il couvre à la fois les obligations légales, le management et les relations interpersonnelles, l’accès aux divers documents, outils et logiciels, et une présentation en bonne et due forme de l’entreprise et de ses pratiques.

Si vous passez un peu de temps sur internet, vous êtes bien au fait des enjeux autour de l’onboarding, notamment pour limiter le turnover et les coûts inhérents.

Nous partageons dans cet article conseils et bonnes pratiques afin de réussir l’accueil de vos collaborateurs, mais aussi leur départ, autre étape essentielle du cycle de vie de l’employé dans l’entreprise.

Avant l'arrivée du salarié

Après un processus de sélection et de recrutement concluant, vous anticipez le premier jour de votre nouveau membre d’équipe.

Avant de le présenter à ses nouveaux collègues, quelques étapes sont à remplir, à la fois administratives et managériales.

1ère clé : anticiper les formalités administratives

Avant l’arrivée du collaborateur, vous aurez formalisé :

  • Son contrat de travail, avec tous les éléments utiles, indispensables et à jour (notamment concernant la convention collective ou autre changement législatif) ;
  • La déclaration préalable à l’embauche (DPAE), obligatoire, et dont l’utilité est triple :
    1. Assurer tous les droits sociaux du salarié ainsi que sa couverture en cas d’accident du travail ;
    2. Lui faire bénéficier de tous les droits à exonération éventuels ;
    3. Satisfaire les demandes de l’administration lors d’éventuels contrôles et éviter toute sanction.

Vous êtes désormais en règle aux yeux de la loi.

2ème clé : préparer son arrivée

Puisqu’un onboarding dans les règles de l’art ne se limite pas à une matinée d’accueil, nous vous invitons à intégrer le nouveau collaborateur ou la nouvelle collaboratrice avant son tout premier jour.

Pensez au format de pré-intégration :

  • Option 1 : vous l’invitez aux événements de l’entreprise ;
  • Option 2 : vous l’incluez dans des boucles de mails ou quelques réunions ;
  • Option 3 : vous lui proposez le statut de freelance en attendant son intégration comme salarié(e).

Ces options n’étant pas exclusives, plusieurs combinaisons s’offrent à vous.

Dans l’anticipation de son arrivée, prenez également le temps de préparer et partager toutes les informations de base : badge, plan d’accès, titres-restaurants, place de parking, organigramme de l’entreprise, mutuelle et prévoyance, …

Le + Share.d

Les DRH et RRH à temps partagé de Share.d sont parfaitement au fait des dernières obligations légales ; ils vous aiguilleront en cas de changement dans les textes. Dans leur pratique, vous découvrirez qu’ils portent attention à des points auxquels vous ne pensez pas forcément … Pour se prémunir d’éventuels oublis, erreurs ou mauvaises pratiques.

Du 1er jour à la fin du 3ème mois du salarié

À la suite du traditionnel pot d’accueil, votre collaborateur(trice) prend petit à petit ses marques. Il ou elle explore ses missions, son cadre, échange avec ses collègues et produit de mieux en mieux.

Pour que tout se déroule dans les règles de l’art, voici 2 clés supplémentaires :

3ème clé : mettre à disposition les documents nécessaires

Dès ses premières heures de présence, votre collaborateur(trice) a tout intérêt à accéder à quelques pièces essentielles :

  1. Le contrat de travail, qu’il ou elle sera amené(e) à signer  ;
  2. Les éléments de compréhension de l’entreprise : livret d’accueil, process, responsabilités de chacun, relations clients ou fournisseurs, …

 

Afin d’être, lui ou elle aussi, conforté(e) dans son choix d’intégrer votre entreprise, et de se sentir rapidement à sa place.

En complément, pourquoi ne pas essayer le culture book ? Un document qui référence tout ce qui fait l’entreprise : ses missions, son histoire, ses valeurs, le positionnement de la marque, l’offre de produits et/ou de services, la gouvernance, l’organisation et le management, la stratégie métier, les axes de croissance, le process de reporting, la politique interne, les indicateurs de performance, …

4ème clé : l’attitude qui fluidifie tout

Pour qu’un nouveau salarié se sente bien, il faut qu’il se sente à sa place.

Dans cette optique d’intégration, présentez-le à son équipe et à son écosystème, il comprendra d’autant plus vite qui est en charge de quoi.

Pendant cette introduction, montrez-lui ce qui le concerne directement et ce qui le concerne moins, mais qui lui apporte un éclairage sur le sens de son travail, comme son utilité.

Enfin, l’intégration se fait de votre côté, mais aussi du sien : soyez à l’écoute de ses remarques, repérez les signaux faibles, offrez-lui un environnement où il peut parler en toute confiance. En partageant ses constats, le nouveau collaborateur se sentira plus à sa place et peut vous apporter un éclairage nouveau sur votre situation. Pour formaliser le tout, pensez aux rapports d’étonnement.

Le + Share.d

Les DRH et RRH à temps partagé de Share.d vous aident à mettre en place un processus d’onboarding personnalisé, à la fois complet, pragmatique, fluide et clair. Suivez les étapes les unes après les autres, sur un chemin éprouvé qui couvre tous les aspects essentiels. Vous connaîtrez ainsi la marche à suivre lors de vos prochaines embauches !

Lorsque le salarié quitte l’entreprise

Une bonne arrivée valide un bon recrutement. De la même façon, un bon départ valide une bonne collaboration.

5ème clé : terminer « proprement » la collaboration

Afin que la fin de contrat se passe dans les meilleures conditions pour les deux parties, quelques pratiques sont à adopter :

  • Mener un entretien de sortie individuel ;
  • S’assurer que les missions sont correctement terminées ou transmises ;
  • Informer tous les collaborateurs et partenaires concernés ;
  • Revoir les accès aux divers logiciels ;
  • Profiter de l’occasion pour obtenir des retours constructifs ;
  • Maintenir le lien.

Pour ne citer que ces exemples.

Pourquoi, en tant qu’employeur, faire attention à son offboarding ?

  • Pour « rendre hommage » à la relation de travail, à l’investissement professionnel et au temps passé ensemble ;
  • Parce qu’un ex-salarié est un ambassadeur : il donnera son avis — bon ou mauvais —  ;
  • Parce que le phénomène de « salarié boomerang » a pris de l’ampleur : +36 % entre 2019 et 2023.

Le + Share.d

Les DRH et RRH à temps partagé de Share.d vous aident à fluidifier le départ d’un de vos collaborateurs, sur le plan humain et sur le plan matériel : entretien, posture, outils… De plus, ils vous accompagnent sur le plan juridique pour avoir à jour tous vos documents et procédures règlementaires et légaux.

Réussir les phases d’onboarding et offboarding est essentiel pour valoriser votre marque employeur.

Si vous sentez qu’une aide serait bienvenue, faites confiance aux DRH et RRH à temps partagé de Share.d qui ont l’expérience de la mise en place de ces processus et en maîtrisent à la fois les bonnes pratiques et les écueils.


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